1. Besluta om företrädare

Ni måste ha beslutat vem eller vilka personer som ska företräda föreningen gentemot Swedbank. De beslutade företrädarna ska också vara fullmaktshavare enligt blanketten "Fullmakt ideell förening" (punkt 2 nedan) och blir per automatik behörighetsadministratör och användare av föreningens internetbank.

Det är viktigt att beslut om vem som företräder föreningen, samt hur, är tydligt dokumenterat i ett årsmötes- eller styrelseprotokoll, beroende på stadgars bestämmelser. Använd vår mall för protokoll med exempel på beslutsformulering om företrädare gentemot Hälsinglands Sparbank, alternativt kopiera mallens §4 till ert årsmötes-/styrelseprotokoll.

Företrädare/fullmaktshavare med dispositionssätt ”Var för sig” är även användare av Hälsinglands Sparbanks Kundcenter Företag
Mall för protokoll med beslutsformulering om företrädare (pdf)

2. Fyll i "Fullmakt ideell förening"

Skriv in de personer ni beslutat som föreningens företrädare gentemot Hälsinglands Sparbank i blanketten ”Fullmakt ideell förening”.
Fullmakten är obligatorisk och ska skickas i original tillsammans med övriga dokument.
Fullmakt ideell förening (pdf).

3. Säkerställ tillgång till följande dokument

• Senast antagna stadgar
• Protokoll från samtliga årsmötet/årsmöten där nuvarande styrelse är vald
• Protokoll från mötet där företrädare gentemot Hälsinglands Sparbank beslutats. Kom ihåg! Att även bifoga konstituerande styrelseprotokoll i de fall stadgar begränsar vem/vilka som får vara företrädare.
• Fullmakt ideell förening
• Annan dokumentation såsom Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse, Årsredovisning och budget 

Det här ska stadgarna och protokollen innehålla
Alla protokoll samt Fullmakt ska vara fysiskt underskrivna. Protokoll ska också vara fysiskt vidimerade.

4. Fyll i och skicka in ändringsanmälan

Fyll i samtliga uppgifter på blanketten under ”Grunduppgifter” och därtill de ändringar som önskas. Föreningens utsedda företrädare undertecknar blanketten. Samtliga sidor av blanketten ska skickas till banken oavsett aktuell ändring.
Stäm av checklistan i blanketten och säkerställ att du har fått med samtliga obligatoriska dokument som även bifogas  ändringsanmälan.
Checklista och ändringsanmälan ideell förening

Samtliga obligatoriska underlag ska vara märkta med föreningens organisationsnummer och skickas per post tillsammans med blanketten Ändringsanmälan till adress:

Swedbank Föreningserbjudande
FE 914
107 77 Stockholm

• Om din förening sedan tidigare har en hos banken registrerad fullmakt som omfattar rättigheten att "Lägga till/Ta bort ytterligare internetbanksanvändare" ska fullmaktshavare besöka närmaste bankkontor för att få hjälp att genomföra ändringen. Se föreningens kopia av befintlig fullmakt.
  Om föreningen efter detta även önskar uppdatera fullmakten och dess fullmaktshavare görs detta enligt ”Ändra företrädare och internetbanksanvändare” ovan.

• Om din förening saknar denna fullmakt eller önskar uppdatera befintlig fullmakt och dess fullmaktshavare – Se ”Ändra företrädare och internetbanksanvändare” ovan och följ de stegen.

Kom ihåg!

• Spärra eventuella inaktuella internetbanksanvändare
  Om föreningen sedan tidigare har en behörighetsadministratör så kan denne spärra gamla användare direkt i internetbanken.
  • Behörighetsadministratör lägger till behörigheter
  Föreningens behörighetsadministratör för internetbanken lägger själv i internetbanken upp befintliga internetbanksanvändares individuella behörigheter.
  Observera att ny användare först behöver anslutas till tjänsten via ett av våra kontor med registrerad fullmakt som stöd. Om registrerad fullmakt saknas - se ”Ändra företrädare och internetbanksanvändare” ovan och följ de stegen.
   

1. Adressändringar registreras hos Skatteverket

En adressändring ska först registreras hos Skatteverket innan vi tar emot ändringen. Bekräftelsen från Skatteverket ska bifogas ändringsanmälan. Övriga ändringar av kontaktuppgifter behöver inte registreras hos Skatteverket.
Ändra adress hos Skatteverket

2. Om din förening sedan tidigare har en hos banken registrerad fullmakt som omfattar rättigheten att uppdatera adress och kontaktuppgifter kan fullmaktshavare besöka närmaste bankkontor för att få hjälp att genomföra ändringen. Se föreningens kopia av befintlig fullmakt.

Om din förening saknar denna fullmakt Fyll i och skicka in blanketten Ändringsanmälan Ideell förening.
Fyll i samtliga uppgifter under ”Grunduppgifter”. Föreningens utsedda företrädare undertecknar blanketten. Samtliga sidor av blanketten ska skickas till banken oavsett aktuell ändring. Skatteverkets bekräftelse bifogas ändringsanmälan 
Ändringsanmälan ideell förening

Ändringsanmälan skickas per post till:

Swedbank Föreningserbjudande
FE 914
107 77 Stockholm

Kom ihåg att bifoga Skatteverkets bekräftelse om ni har ändrat adress. När ändringen är genomförd skickas en bekräftelse till föreningen per post.

1. Besluta om namnändring

Beslutet ska fattas enligt föreningens gällande stadgar.

2. Registrera namnändring hos Skatteverket

Om ni gör en namnändring ska den först registreras och godkännas av Skatteverket innan ni skickar in ändringen till oss. Bekräftelsen från Skatteverket ska bifogas ändringsanmälan.
Till Skatteverket

3. Säkerställ tillgång till följande dokument

• Senast antagna stadgar.
• Protokoll från senaste årsmötet/årsmöten där beslut fattas om namnändring.
• Skatteverkets bekräftelse på namnändringen
  Det här ska stadgarna och protokollen innehålla

4. Fyll i och skicka in ändringsanmälan

Fyll i samtliga uppgifter på blanketten under ”Grunduppgifter” och skriv under ändringsanmälan.
Ändringsanmälan ideell förening

Samtliga ansökningshandlingar ska vara märkta med organisationsnummer och skickas per post till:

Swedbank Föreningserbjudande
FE 914
107 77 Stockholm
 

Kom ihåg att bifoga Skatteverkets bekräftelse om ni har ändrat namn. När ändringen är genomförd skickas en bekräftelse till föreningen per post.

Nya eller ändrade stadgar behöver bara skickas in till oss när någon av följande ändringar också genomförs:

• Ändring av ordförande
• Ändring av företrädare gentemot banken (och i o m det fullmaktshavare)
• Ändring av föreningens namn

Om föreningens stadgar har uppdaterats i samband med någon av ovanstående ändring ska följande dokument bifogas ändringsanmälan (skickas enligt tillvägagångssätt beskrivet ovan, beroende på annan ändring):

• Kopia av nya stadgar.
• Kopia av gamla stadgar
• Kopia/kopior av Årsmötesprotokoll där stadgeändringar beslutats. Om beslut av stadgeändring sker på flera möten ska samtliga protokoll bifogas.

Kom ihåg att fylla i avsnittet ”Vid ändring av stadgar” i ändringsanmälan

När föreningens ändringsanmälan är godkänd får ni ett bekräftelsebrev till föreningens officiella postadress.

Om föreningen har behov av att ansluta ytterligare tjänster eller användare av föreningens internetbank kan nu föreningens fullmaktshavare besöka ett av våra kontor för uppdateringen.
Har ni valt att föreningen ska företrädas två i förening ska båda fullmaktshavarna samtidigt besöka kontoret.

De personer som ni utsett till behörighetsadministratör för internetbanken administrerar övriga internetbanksanvändares individuella behörigheter direkt i Internetbanken (krävs att användaren finns upplagd i tjänsten internetbanken). I Internetbanken kan ni också beställa Bankkort Business till de i föreningen som ska ha ett sådant.

Ta stöd av den information som finns ovan för respektive ändring samt checklistan för ändringsanmälan.
Om dokument eller formalia som vi på banken behöver ta del av, och därmed är obligatoriska att skicka in, saknas kommer vi inte kunna hantera ditt ärende.

Vi behöver få följande obligatoriska handlingar:

• Komplett ifylld Ändringsanmälan Ideell förening
• Dokumentet Fullmakt Ideell förening
• Föreningens senast antagna stadgar
  Vid stadgeändring krävs tidigare och nya stadgar samt det/de årsmötesprotokoll som styrker ändringen
• Samtliga årsmötesprotokoll som visar val av nuvarande styrelseordförande samt övriga styrelseledamöter
• Protokoll som visar vilka personer som är utsedda fullmaktshavare/företrädare gentemot Swedbank
• Dokument som ytterligare beskriver föreningens verksamhet och ekonomi tex verksamhetsplan, verksamhetsbeskrivning, årsredovisning och budget.

Hur lång tid det tar att handlägga ditt ärende beror på om allt underlag som behövs är inskickat och hur komplext ärendet är. Vi kan därför inte ange handläggningstiden exakt i antalet dagar.

Under perioden mars till juni är det många som vill genomföra ändringar efter årsmötet. Tänk på att läsa igenom vilka dokument du behöver skicka in, vilken formalia som krävs och att beslut om fullmaktshavare och företrädare gentemot Hälsinglands Sparbank är korrekt, gärna enligt vår mall (enligt ovan), samt följer föreningens stadgar för att minska behovet av komplettering av ärendet.

Under tiden vi handlägger ditt ärende kan vi inte svara på hur lång tid det tar eller svara på enskilda frågor i ärendet. Vid ofullständiga handlingar kan vi inte hantera din anmälan och skickar tillbaka ärendet för komplettering.

En bekräftelse på mottaget ärende skickas alltid från oss per post eller mejl, till de uppgifter som angetts i ändringsanmälan, senast dagen efter att vi har tagit emot ärendet.

När vi genomfört din anmälan får din förening återkoppling per post till de uppgifter som angetts i Ändringsanmälan. (Innan Ändringsanmälan skickas behöver du säkerställa att föreningen adress och kontaktuppgifter stämmer överens med Skatteverkets officiella uppgifter).
Om något saknas får du återkoppling per mejl eller post till de uppgifter som angetts i Ändringsanmälan.

Vi kan i dagsläget inte godkänna digitala signeringar av blanketter eller protokoll. Det gäller även signeringar med BankID. Vi arbetar för att hitta lösningar som gör att digitala signeringar ska kunna godkännas i framtiden.

Om föreningen fattat ett internt beslut att signera dokument elektroniskt kan det självklart fungera inom föreningen och mot andra aktörer som kan godkänna signaturer på detta sätt, men gentemot oss så måste dokument fortfarande ha "fysiska" underskrifter. Om medlemmar inte kan träffas fysiskt för underskrifter (gäller även redan digitalt signerade handlingar) får handlingar postas mellan dem som ska underteckna.

En fullmaktshavare kan utföra de rättshandlingar som fullmakten omfattar via ett av våra kontor eller, om möjligt, via Kundcenter företag. Det är endast personer som på ett styrelse- eller årsmöte utsetts som företrädare gentemot Swedbank som kan vara fullmaktshavare.

En behörighetsadministratör är den person/personer som getts rätten att i internetbanken styra, genom att tilldela behörigheter, vad de övriga internetbanksanvändarna får utföra för ärenden i internetbanken. Föreningens fullmaktshavare (dvs utsedd företrädare gentemot Swedbank) blir per automatik alltid behörighetsadministratör av internetbanken.

En internetbanksanvändare får utföra ärenden via föreningens internetbank. Vilka ärenden som kan utföras beror på vilken behörighet användaren får tilldelad sig av den som är behörighetsadministratör hos föreningen. Föreningens fullmaktshavare (dvs utsedd företrädare gentemot Swedbank) blir per automatik alltid internetbanksanvändare av internetbanken.

Om behörigheten för internetbanken ska gälla ”Var för sig” eller ”Två i förening” behöver man inte följa tidigare beslut om företrädare, utan är fristående från det beslutet – så länge stadgar inte bestämmer annat.

En förening måste ha skrivna stadgar. Stadgarna är föreningens egna interna regler och ska innehålla bland annat föreningens namn, syfte och mål med verksamheten, hur man utser styrelsen, hur beslut ska fattas m.m.

Det är viktigt att föreningen följer sina egna stadgar oavsett vad som är aktuellt för stunden. Avvikelser från föreningens egna stadgars bestämmelser kan innebära att vi inte kan behandla ditt ärende

Om föreningens stadgar till exempel beskriver att:

• styrelsens ledamöter ska väljas på ett visst sätt (tex av årsmötet),
• styrelsen ska bestå av ett visst antal ledamöter,
• styrelsen ska bestå av ett visst antal poster (tex ordförande, kassör, sekreterare etc) och hur dessa ska fördelas,
• styrelsen ska vara ett visst antal närvarande ledamöter för att det ska vara ett behörigt beslutsfört möte

Då behöver föreningen följa dessa.

Om föreningen inte följer bestämmelser i sina stadgar kan det innebära att styrelsen inte är behörig att fatta beslut gentemot tredje part, till exempel oss som bank.

Exempel:
Föreningens stadgar säger att styrelsen ska bestå av 7-9 ledamöter och minst hälften av dessa ska vara närvarade på ett styrelsemöte för att det ska vara behörigt beslutsfört.

Om föreningen då väljer 5 ledamöter så har föreningen inte en behörig styrelse och de valda ledamöterna är inte behöriga att fatta beslut.

Begreppet firmatecknare saknar lagstöd och innebörd för en allmännyttig ideell förening. Därför behöver en ideell förening alltid fatta beslut om vem eller vilka personer som ska företräda föreningen. Dvs vem som har rättighet att använda föreningens konto, ansluta tjänster m.m. enligt blankett Fullmakt Ideell förening. Företrädaren blir även användare och administratör av internetbanken.

Beslutet om företrädare ska vara tydligt och tala om vad företrädarskapet faktiskt innebär och vem det gäller för. För att underlätta beslutet för er som förening har vi tagit fram en mall för beslutet som omfattar nödvändiga formalia. Mallen finns formulerad i ett exempel på styrelseprotokoll i Checklistan ovan. Om årsmötet fattar beslutet kopiera §4 från protokollsmallen till årsmötets protokoll.

Om era stadgar talar om vem som ska utse och vem som ska vara ”firmatecknare”/företrädare samt om de är behöriga ”Var för sig” eller ”Två i förening”, ska beslutet om företrädare följa stadgarnas bestämmelser.

Om föreningen väljer att inte använda vår formulering i sin helhet kan det innebära att vi behöver tolka beslutet och att vi eventuellt inte har möjlighet att behandla ditt ärende.

Läs mer om hur det fungerar med företrädare och fullmakt:
Ideella föreningar, företrädare och fullmakt (pdf)

Blanketten Fullmakt Ideell förening är ett komplement till beslutet om företrädare. Fullmakten tydliggör vad företrädarskapet faktiskt innebär mot specifikt Swedbank - vilka personer som får utföra vilka rättshandlingar med fullmakten som stöd utan styrelsens/föreningens specifika godkännande för den aktuella åtgärden. 

Om ni valt att inte använda er av vår formulering i sin helhet i ert beslut om företrädare, kan det innebära att vi inte kan godkänna fullmakten. Eftersom fullmakten är ett obligatoriskt dokument för att vara kund i Swedbank kommer inte din ändringsanmälan att kunna godkännas.

Fullmakt ideell förening bifogas beslut om företrädare och undertecknas av samtliga, min.3, personer som undertecknat och justerat det protokoll som visar beslutet om företrädare. Dvs vanligtvis mötets ordförande, sekreterare och 1–2 justerare. Om samma person är fullmaktsgivare och fullmaktshavare förbehåller sig banken rätten att avgöra om fullmakten kan godkännas.